Regulamin dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Banku Spółdzielczym we Wschowie

Rozdział 1 - Postanowienia ogólne

§ 1

1. Niniejszy regulamin określa zasady i tryb zgłaszania przez pracowników naruszeń prawa.
2. Niniejszy regulamin nie obejmuje przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń anonimowych. Tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo przez pracowników określa „Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w Banku procedur i standardów etycznych w Banku Spółdzielczym we Wschowie”

§ 2

W dalszej treści użyte są następujące skróty i pojęcia, które oznaczają:

1. Bank / Pracodawca – Bank Spółdzielczy we Wschowie;
2. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3. działania następcze – działania podjęte przez Bank w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
4. informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Banku, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5. informacja zwrotna – przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
6. kanał komunikacji – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonanie zgłoszenia i zapewniające kompletność, integralność i poufność przekazanych informacji o naruszeniu oraz uniemożliwiające uzyskanie do nich dostępu przez osoby nieupoważnione i pozwalające na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
7. Kierujący komórką ds. zgodności – kierującego komórką ds. zgodności, którego zadaniem jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego;
8. komórka ds. zgodności – Wydział Zapewnienia Zgodności realizujący w Banku zadania w zakresie zapewnienia zgodności;
9. kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
10. naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi
    w lit. a-p.

11 .sygnalista – sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant.

12. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

13. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia / pomocnik sygnalisty – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

14. osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny[1];

15. pracownik – osoba zatrudniona w Banku lub członek organu Banku, prokurent, stażysta, wolontariusz, praktykant, a także osoba ubiegająca się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji;

16. przedstawiciel pracowników – przedstawiciel pracowników wybrany w trybie określonym w „Regulaminie wyboru Przedstawiciela pracowników w Banku Spółdzielczym we Wschowie” w celu współdziałania z Pracodawcą w przypadkach wymaganych przepisami prawa,

17. postępowanie wyjaśniające – postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;

18. .Rada Nadzorcza – Rada Nadzorcza Banku;

19. regulamin – niniejszy Regulamin dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Banku Spółdzielczym we Wschowie;

20. ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

21. Zarząd – Zarząd Banku;

22. zgłoszenie – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;

23. zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Pracodawcy;

24. zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.

§ 3

Niezależnie od postanowień niniejszego regulaminu zgłoszenie (zgłoszenie zewnętrzne) może nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego; zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić z pominięciem zasad i trybu wskazanego w niniejszym regulaminie.

§ 4

Regulamin został uzgodniony z przedstawicielem pracowników.

§ 5

Regulamin stanowi realizację wymogów określonych w:

1. dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
2. ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
3. ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

(1) Osobą najbliższą jest małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu.

Rozdział 2 - Zasady zgłaszania naruszeń

§ 6

1. Za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych odpowiedzialny jest kierujący komórką
   ds. zgodności.
2. W uzasadnionych okolicznościach, np. w przypadku konfliktu interesów czy długotrwałych nieobecności, Prezes Zarządu może pisemnie upoważnić inną osobę do przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji i podejmowania działań następczych.

§ 7

Sygnalista może dokonać zgłoszenia w następujący sposób:

1. przez wysłanie listem zwykłym wiadomości na adres Banku (siedziba) do kierującego komórką ds. zgodności z dopiskiem „(do rąk własnych)”;
2. przez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres: sygnalista@bswschowa.pl;
3. przez złożenie zawiadomienia w formie pisemnej bezpośrednio do kierującego komórką ds. zgodności;
4. przez zgłoszenie ustne dokonane za pomocą bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

§ 8

1. W przypadku opatrzenia listu dopiskiem „(do rąk własnych)”, korespondencja ta może zostać otwarta wyłącznie przez osobę, na którą zaadresowana została przesyłka. W przypadku kierowania korespondencji do organu Banku w przypadku Zarządu przesyłka otwierana jest przez Prezesa, a w przypadku kierowania korespondencji do Rady Nadzorczej przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej. W przypadku kiedy powiadomienia dotyczą tych osób działają za nie ich zastępcy.
2. W przypadku zgłoszenia ustnego dokonanego za pomocą bezpośredniego spotkania, jest ono dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, przez kierującego komórką ds. zgodności; sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

§ 9

Zgłoszenie powinno zawierać:

1. informację, że zgłoszono naruszenie w ramach regulaminu;
2. informacje na temat osoby, której dotyczy zgłoszenie (tzn. osoby naruszającej lub podejrzewanej o dokonanie naruszenia);
3. informacje o miejscu (np. placówka Banku) oraz czasie, w jakim występowało naruszenie;
4. dane innych osób; które mają lub mogą mieć związek ze zgłoszeniem, np. mogących udzielić wyjaśnień;
5. wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, umożliwiające wyjaśnienie zgłoszenia;
6. dane sygnalisty;
7. preferowany zwrotny kanał komunikacji, np. prywatny adres e-mail, pisemnie na podany adres do korespondencji.

Rozdział 3 – Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 10

Zgłoszenia wewnętrzne podlegają rejestracji w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, który jest prowadzony wyłącznie w formie papierowej i przechowywany przez kierującego komórką ds. zgodności w sposób zapewniający brak dostępu osób nieuprawnionych.

Wzór rejestru stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

§ 11

W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy;
8. preferowanego przez sygnalistę kanału komunikacji.

§ 12

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 13

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzi kierujący komórką ds. zgodności.

§ 14

Zarząd może wyznaczyć inną osobę, w zakresie czynności określonych w § 13, jeżeli zgłoszenie dotyczy pracownika z komórki ds. zgodności.

Rozdział 4 - Zasady ochrony sygnalisty

§ 15

1. Zarząd zapewnia sygnalistom ochronę przed działaniami odwetowymi oraz próbami lub groźbami zastosowania takich działań.
2. Zgłoszenie musi być dokonane w dobrej wierze, tj. powinny występować uzasadnione podstawy, aby podejrzewać, że doszło do naruszenia.
3. Sygnalista podlega ochronie wynikającej z ustawy od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Za sygnalistę nie będzie uważana osoba, która dokonuje zgłoszenia w złej wierze, czyli kiedy dokonuje świadomego zgłoszenia nieprawdziwej informacji, a także gdy dokonuje tego w innym celu niż poinformowanie banku o mających miejsce, lub mogących wystąpić, nieprawidłowościach. Co za tym idzie, taka osoba nie będzie korzystać z ustawowo przewidzianej ochrony.
5. Dokonanie zgłoszenia nie oznacza przyznania immunitetu za jakiekolwiek naruszenie, w które dokonujący zgłoszenia był zaangażowany. Zgłoszenie nie wyklucza m.in. możliwości rozwiązania umowy o pracę lub innego stosunku prawnego będącego podstawą zatrudnienia w banku w przypadkach i na zasadach zgodnych z przepisami prawa.
6. Niezależnie od dokonania zgłoszenia, osoby świadczące pracę na rzecz banku są zobowiązane wykonywać swoje obowiązki sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń, które dotyczą pracy.

§ 16

1. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. ) odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. ) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. ) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. ) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. ) wstrzymaniu awansu lub pominięciu przy awansowaniu;
   6. ) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. ) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. ) zawieszeniu w wykonaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. ) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. ) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11. ) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. ) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. ) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. ) mobbingu;
   15. ) dyskryminacji;
   16. ) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. ) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. ) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. ) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. )spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   21. ) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
2. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 1.
3. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji:
   1. )przepisy ust. 1-2 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania;
   2. )dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

4. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 1 - 3, nie jest działaniem odwetowym.

5. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

§ 17

Przepisy § 16 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 18

1. Pracownicy wykonujący czynności związane z realizacją obowiązków wynikających z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu są uprawnieni do zgłoszenia Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej przypadków działań o charakterze represyjnym, lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.
2. Zgłoszenia, o których mowa w ust. 1 mogą być dokonywane w postaci elektronicznej albo papierowej na adres wskazany przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Rozdział 5 – Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające

§ 19

Wszystkie zgłoszenia naruszeń podlegają wyjaśnieniu, z zachowaniem zasady bezstronności i rzetelności, jak również z zachowaniem poufności, w szczególności dotyczącej danych sygnalisty, pomocników sygnalisty, a także osób, których dotyczy zgłoszenie lub osób udzielających informacji w toku postępowania wyjaśniającego.

§ 20

Zgłoszenia powinny być wyjaśniane zgodnie z kolejnością wpływu. Jedynie w przypadkach wymagających pilnego działania dane zgłoszenie może być wyjaśniane poza kolejnością. Decyzję w tym zakresie podejmuje Zarząd lub odpowiednio Rada Nadzorcza podejmując stosowną uchwałę.

§ 21

Osoby uczestniczące w procesie weryfikacji zgłoszenia są zobowiązane do zachowania poufności danych osobowych sygnalisty. W przypadku okoliczności związanych ze sprawą informacje ich dotyczące mogą zostać ujawnione osobom uczestniczącym w weryfikacji zgłoszenia wyłącznie w zakresie koniecznym do jego weryfikacji.

§ 22

W trakcie postępowania wyjaśniającego wszystkie informacje wskazane w zgłoszeniu są sprawdzane i obiektywnie oceniane.

§ 23

1. W toku postępowania przeprowadza się postępowanie dowodowe i w sposób należyty zabezpiecza się uzyskane dowody, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Zabrania się zbierania dowodów z naruszeniem prawa lub obowiązujących zasad etyki, w szczególności:
   1. ) nagrywania bez zgody osoby nagrywanej,
   2. ) zadawania pytań o sprawy inne niż służbowe podlegające ochronie, np. życie prywatne, stan zdrowia, poglądy polityczne itp.
   3. ) wpływania na wypowiedź danej osoby za pomocą przymusu lub groźby.

§ 24

Kierujący komórką ds. zgodności  w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia zawiadamia sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu na który należy przekazać potwierdzenie lub nie wynika to z funkcjonalności kanału komunikacji do dokonywania zgłoszeń.

§ 25

W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia nastąpiło z pominięciem kierującego komórką ds. zgodności, Zarząd albo Rada Nadzorcza w terminie 3 dni roboczych przekazują kierującemu komórce ds. zgodności zgłoszenie wraz z niezbędnymi informacjami. Rada Nadzorcza w tym trybie reprezentowana jest przez Prezydium Rady Nadzorczej.

§ 26

1. Kierujący komórką ds. zgodności jest odpowiedzialny za podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację merytoryczną zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i komunikację zwrotną.
2. Kierujący komórką ds. zgodności może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji, gdy zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
3. W przypadku podjęcia przez kierującego komórką ds. zgodności decyzji o rozpoczęciu postępowania wyjaśniającego, kierujący komórką ds. zgodności maksymalnie w ciągu 30 dni roboczych zobowiązany jest przeprowadzić niezbędne czynności, w celu zweryfikowania zasadności informacji zawartych w zgłoszeniu; w przypadku, gdy Bankowi zagraża poważna szkoda, niezbędne czynności należy przeprowadzić niezwłocznie.
4. Kierujący komórką ds. zgodności sporządza się raport z postępowania wyjaśniającego.
5. Kierujący komórką ds. zgodności po zakończeniu swoich prac sporządza stosowne rekomendacje dla organów Banku.
6. Na wniosek kierującego komórką ds. zgodności, w ciężar kosztów Banku, w postępowaniu wyjaśniającym może uczestniczyć radca prawny wybrany przez Bank celem pomocy prawnej kierującemu komórką ds. zgodności.

§ 27

1. Pracownicy Banku w toku wewnętrznego postępowania wyjaśniającego mają obowiązek udzielania informacji dotyczących sprawy kierującemu komórką ds. zgodności. Kierujący komórką ds. zgodności, który występuje o informacje uzyskuje je na podstawie upoważnienia.
2. W przypadku udzielania nieprawdziwych informacji w toku postępowania wyjaśniającego, mogą być wszczęte działania przewidziane przepisami Kodeksu pracy w stosunku do pracowników utrudniających postępowanie.
3. Obowiązek udzielania wyjaśnień nie dotyczy osób najbliższych osoby, której dotyczy zgłoszenie, jeśli skorzystają one z prawa odmowy udzielania wyjaśnień.
4. Postępowanie wyjaśniające prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których dotyczy zgłoszenie.
5. Osoba, której dotyczy zgłoszenie, udzielająca wyjaśnień w toku postępowania wyjaśniającego, ma prawo zapoznania się z protokołem dokumentującym treść udzielonych wyjaśnień oraz wnosić uwagi do jego treści. Uwagi pracownika są odpowiednio odnotowywane w treści.

§ 28

Postępowanie wyjaśniające kończone jest sporządzeniem przez kierującego komórką ds. zgodności raportu końcowego, zawierającego wszystkie istotne informacje oraz ustalenia z przeprowadzonego postępowania i proponowane działania następcze, który jest przedstawiany Zarządowi Banku.

§ 29

1. Zarząd Banku podejmuje decyzję jakie działania następcze winny być podjęte.
2. W zależności od okoliczności wskazane w zgłoszeniu, podjęte działania następcze mogą mieć charakter informacyjny, organizacyjny, techniczny, porządkowy lub dyscyplinarny, i w szczególności polegać na:
   1. ) przekazaniu informacji o zasadach postępowania w Banku;
   2. ) przeprowadzeniu dodatkowych szkoleń dla pracowników Banku;
   3. ) wprowadzeniu zmian organizacyjnych;
   4. ) wprowadzeniu zmian w zakresie zastosowanych rozwiązań technicznych;
   5. ) wprowadzeniu zmian w regulacjach wewnętrznych;
   6. ) pociągnięciu pracowników do odpowiedzialności porządkowej, materialnej lub dyscyplinarnej.

§ 30

Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego sygnaliście w nieprzekraczającym terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 24 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazywana jest przez kierującego komórką ds. zgodności informacja zwrotna w zakresie wyniku postępowania wyjaśniającego, a w przypadku zasadności zgłoszenia dodatkowo o podjętych działaniach następczych i powodach takich działań.

Rozdział 6 – Ochrona danych osobowych

§ 31

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, lub w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§ 32

Przyjmowanie zgłoszeń, postępowanie wyjaśniające, podjęte działania następcze oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych prowadzone są w sposób uniemożliwiający osobom postronnym dostęp do informacji objętych zgłoszeniem.

§ 33

Dane osobowe ujęte w zgłoszeniu i rejestrze są przechowywane zgodnie z przepisami prawa oraz przyjętymi w Banku zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

§ 34

1. Dane osobowe sygnalisty, pomocnika sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz innych osób przetwarzane w związku ze zgłoszeniem, są chronione zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO).
2. Ochrona dotyczy danych przetwarzanych w związku z odbieraniem zgłoszenia, podejmowaniem działań wyjaśniających, podejmowaniem innych działań następczych po zakończeniu wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, jak również archiwizacji danych po zakończeniu rozpatrywania zgłoszenia.

§ 35

Sygnaliści, pracownicy Banku lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Banku są informowane o możliwości przetwarzania danych osobowych w ramach przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzonych wewnętrznych postępowań wyjaśniających zgodnie z art. 13 RODO.

§ 36

W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia, kierujący komórką ds. zgodności jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia danych osobowych z systemów informatycznych Banku, a także innych ewidencji stanowiących zbiory danych zgodnie z RODO, pozostawiając w systemach lub zbiorach przez okres 3 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano zgłoszenia, inne informacje zawarte w zgłoszeniu oraz informację o podjętych działaniach następczych.

Rozdział 7 – Informacja o zgłoszeniach zewnętrznych

§ 37

1. W każdym przypadku może nastąpić zgłoszenie Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego z pominięciem niniejszego regulaminu.
2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1, nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy.

Rozdział 8 – Postanowienia końcowe

§ 38

Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze; zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.

§ 39

Sygnalista dokonujący zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 41

W przypadku braku reakcji pracodawcy na dokonane zgłoszenie, kierujący komórką ds. zgodności albo inny wyznaczony przez Zarząd pracownik Banku, zobowiązany jest odnotować ten fakt jako ryzyko braku zgodności w rejestrze, prowadzonym przez kierującego komórką ds. zgodności (albo przez inną wyznaczoną przez Zarząd osobę do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.)”

§ 42

W przypadku ustalenia w toku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdziwe informacje albo zatajono prawdę:

1. sygnalista może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej na zasadach wskazanych w przepisach Kodeksu pracy,
2. zachowanie sygnalisty może zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

§ 40

Niniejszy regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości w sposób przyjęty w Banku.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.